Protocolo para aceptar y manejar proyectos (y cobrarlos)

El apalancamiento se agota en la entrega.

Todo lo que hay acá existe por una sola razón: mover el dinero y las decisiones antes del momento en que entregás el trabajo terminado. Después de ese momento, lo que hiciste vale para el cliente exactamente lo que él decida que vale.

Se aplica a todos los proyectos: a los chicos, a los urgentes y a los de clientes conocidos. Las excepciones son justamente los proyectos donde el cobro se complica.

Las tres reglas

Nada empieza sin anticipo acreditado. La aceptación es una intención. La transferencia es un compromiso.
Ningún trabajo se ejecuta sin número confirmado por escrito. El precio se acuerda antes de producir, nunca después de entregar.
El entregable final se libera contra pago acreditado. Todo lo anterior va con marca de agua, en baja o en entorno de prueba.

Parte I · El protocolo, fase por fase

Cinco fases con una puerta cada una. La puerta es un punto donde no se avanza aunque el cliente insista, aunque haya buena relación y aunque el proyecto sea interesante. Cada puerta que se cruza sin cumplir su condición transfiere el riesgo del proyecto a tu lado, y ya no vuelve.

01 · Calificación y alcance

Objetivo: convertir una conversación en un alcance medible y saber quién paga.

Después del brief, minuta escrita con el alcance en unidades contables: entregables, horas, pantallas, segundos, versiones, idiomas, formatos. Lo que no se puede contar, no se puede cerrar.
Escribir explícitamente qué no incluye. La lista de exclusiones protege más que la de inclusiones.
Preguntar antes de cotizar: quién decide, a nombre de quién se factura, con qué datos fiscales y por qué medio se paga. Si esas respuestas son difíciles de obtener ahora, el cobro también lo va a ser.
Si el que decide no está en la conversación (un socio, un comité, un cliente final), el proyecto no está aprobado hasta que ese tercero se pronuncie por escrito.
Definir el criterio de aprobación: qué tiene que pasar para que el trabajo se considere terminado, y quién lo declara.

Puerta: no cotizás hasta tener el alcance en números y el nombre de quien paga.

Si saltás esta puerta: terminás cotizando una idea en lugar de un trabajo. Cuando el alcance no está en números, cualquier pedido posterior parece incluido. Y el cliente no está actuando de mala fe: nunca acordaron un límite.

02 · Cotización

Objetivo: que el documento ya contenga todas las condiciones que después vas a necesitar invocar.

Total arriba, desglose abajo. El número grande es el total del proyecto, no el de la primera etapa.
Unidad de precio explícita (por hora, por entregable, por segundo, por versión) y tarifa de rehacer para lo que se regenera o se repite.
Esquema de pago dentro del presupuesto: 50% anticipo / 50% contra entrega. En proyectos de más de cuatro semanas, 40 / 30 / 30 con un hito intermedio.
Vigencia de 15 días. Evita que un sí tardío reviva un precio viejo con un alcance nuevo.
El plazo de entrega arranca con la acreditación del anticipo, no con la aceptación.
Un solo descuento, condicionado y con fecha. Si bajás el precio, decí a cambio de qué: pago anticipado, plazo más largo, permiso para mostrar el trabajo. Ninguna concesión gratis: un precio que baja solo enseña que el precio no era real.

Puerta: no enviás el presupuesto sin condiciones de pago, vigencia y tarifa de cambios adentro.

Si saltás esta puerta: un presupuesto sin condiciones de pago es una lista de precios. Todo lo que no esté escrito ahí (anticipo, vencimiento, tarifa de cambios, licencia de uso) vas a tener que negociarlo más adelante, cuando ya no tengas nada para ofrecer a cambio.

03 · Cierre

Objetivo: convertir el sí en dinero acreditado y en un alcance idéntico al cotizado.

Pedir una aceptación que repita el número: "Confirmame por escrito el presupuesto de US$X y te emito la factura de anticipo." Un "dale, vamos" no es una aceptación.
Si el sí viene acompañado de un cambio de alcance, no es un sí: es un pedido nuevo. Recotizás y volvés a pedir la confirmación. Es el momento más barato para hacerlo y el que más se saltea.
Facturar mostrando el total del proyecto. Si emitís una factura de anticipo, que diga "anticipo 50% sobre un total de US$X".
Nunca dejar que el primer documento formal muestre un número menor al acuerdo: ese número se convierte en "el valor del proyecto" en la cabeza del cliente, y no hay forma de sacarlo después.

Puerta: no abrís el proyecto hasta que el anticipo esté acreditado.

Si saltás esta puerta: un sí sin dinero es una intención. Mientras el cliente no puso plata, postergar el proyecto, cambiarle el alcance o abandonarlo le cuesta cero. A vos te cuesta todo lo que ya produjiste.

04 · Ejecución

Objetivo: que ningún trabajo se haga antes de tener su precio confirmado.

Regla de los cinco minutos: todo pedido nuevo se responde con un número antes de ejecutarse. Sin excepción y sin "después lo vemos".
"Cobrame más caro", "hacé lo que puedas", "vos sabés" no son autorizaciones. Autorización es monto + plazo + un "confirmado" del cliente.
Minuta después de cada llamada: cuatro líneas y un pedido de confirmación. Con un cliente que prefiere el teléfono al texto, esto no es burocracia: es tu única prueba.
Registro de cambios acumulativo. Cada adicional se reenvía con la lista completa y el total actualizado, para que el total nunca aparezca de golpe al final.
Reportar resultado, no esfuerzo. La dificultad técnica es tu problema, no un argumento de precio; contarla genera admiración, no disposición a pagar.
No pedir disculpas por los plazos que el cliente causó, ni agradecer paciencia que no hizo falta. Eso te pone en posición de deudor justo antes de cobrar.

Puerta: no ejecutás ningún adicional sin la confirmación escrita del monto.

Si saltás esta puerta: el precio de un adicional cotizado después de hacerlo ya no es un precio: es un reclamo. Un precio se acepta o se rechaza antes de que el trabajo exista; un reclamo se discute.

05 · Entrega y cobro

Objetivo: que el entregable final y el dinero se crucen en el mismo momento.

Los avances se muestran en formato no utilizable: marca de agua, resolución reducida, PDF plano, entorno de prueba. Se anuncia en el presupuesto, así no parece desconfianza sino procedimiento.
Entrega formal en un solo mensaje: entregables, saldo, fecha de vencimiento y medio de pago. No dispersar el cierre en veinte mensajes.
Cadencia de cobro programada desde el día de la entrega, no improvisada cuando el silencio empieza a molestar.
Si aparece una objeción de precio, responder por escrito, con cronología y citas textuales. Nunca discutir números por teléfono con alguien que negocia mejor que vos.
Cerrar el proyecto también cuando sale bien: pedir la confirmación de conformidad por escrito. Un proyecto sin cierre formal queda abierto para pedidos futuros.

Puerta: no se libera el entregable final sin el saldo acreditado.

Si saltás esta puerta: con el archivo final en su poder, el cliente ya no necesita nada de vos. Cualquier objeción que aparezca a partir de ese momento se resuelve con su criterio y en sus tiempos, no en los tuyos.

Parte II · Cadencia de cobro

Se define el día que entregás y se cumple sin pensarla. La ventaja de tenerla escrita es que cada mensaje deja de ser una decisión incómoda y pasa a ser un paso previsto, tanto para vos como para el cliente.

Día	Acción
0	Entrega formal + factura. Entregables, saldo, fecha de vencimiento y medio de pago en un solo mensaje.
+3	Recordatorio breve. Dos líneas. Ofrecer ajustar el concepto o los datos de la factura si hace falta.
+7	Llamada + minuta. Se habla, y después se manda por escrito lo acordado, incluida la fecha de pago que dio el cliente.
+10	Vencimiento: aviso formal de mora. Se informa el interés y la fecha en que se suspende la licencia de uso.
+15	Escalamiento. Suspensión de la licencia de uso del material y aviso de derivación a gestión de cobranza.

La licencia de uso es lo único que te devuelve algo de fuerza después de haber entregado. Por eso tiene que estar escrita en el presupuesto desde el día uno: si el material ya está publicado o en uso, suspender la licencia tiene un costo real para el cliente.

Parte III · Cláusulas para el presupuesto

Van al final del presupuesto, siempre, en todos los proyectos. Reemplazá lo que está entre corchetes por las unidades del servicio que estés vendiendo.

1 · Condiciones de pago

El presente presupuesto se abona 50% en concepto de anticipo, contra aceptación, y 50% contra la entrega de los archivos finales. El plazo de entrega comienza a correr desde la acreditación del anticipo. Los importes están expresados en dólares estadounidenses. Los pagos en moneda local se convierten al tipo de cambio [referencia] del día del pago. Los costos bancarios o de plataforma corren por cuenta del cliente.

2 · Vigencia

Este presupuesto tiene una vigencia de 15 días corridos desde su emisión. Vencido ese plazo, los valores, los plazos de entrega y la disponibilidad de agenda deben ser reconfirmados por escrito.

3 · Alcance y exclusiones

El alcance contratado comprende: [unidades del entregable: X segundos de material terminado / X pantallas / X módulos / X versiones / X idiomas], en [formato y calidad de entrega].

No comprende: [listar explícitamente lo que queda afuera: guion, locución, subtitulado, musicalización, versiones adicionales, cambios sobre elementos ya aprobados, adaptaciones a otros formatos, mantenimiento posterior].

Todo requerimiento no listado en el alcance constituye un adicional y se rige por la cláusula de control de cambios.

4 · Revisiones incluidas

El presupuesto incluye una (1) ronda de revisión sobre el material entregado, limitada a ajustes localizados que no requieran rehacer el proyecto completo. Los cambios que afecten a más del 20% del alcance total, o que modifiquen elementos previamente definidos y aprobados por el cliente, no se consideran revisión: se presupuestan como trabajo nuevo a la tarifa de US$[X] por [unidad].

5 · Control de cambios

Todo pedido que modifique el alcance será cotizado por escrito antes de su ejecución, informando el monto adicional y el impacto sobre la fecha de entrega. Ningún adicional se ejecuta sin la confirmación escrita del cliente sobre el monto informado. Las conversaciones telefónicas y los mensajes de audio no constituyen autorización a los efectos de este presupuesto.

6 · Entrega y licencia de uso

Durante el desarrollo se entregan previsualizaciones en formato no apto para uso final (marca de agua, resolución reducida o entorno de prueba, según corresponda). Los archivos finales en calidad de entrega se liberan una vez acreditado el pago total. La licencia de uso, reproducción y difusión del material se transfiere al cliente con la acreditación del pago total; hasta ese momento el material no se encuentra habilitado para su uso comercial, su publicación ni su exhibición a terceros.

7 · Mora

Vencido el plazo de pago, el saldo devengará un interés del [X]% mensual sobre el importe adeudado. Transcurridos 15 días corridos desde el vencimiento sin regularización, queda suspendida la licencia de uso otorgada sobre el material y el caso se deriva a gestión de cobranza.

Esto es un punto de partida comercial, no asesoramiento legal. Antes de fijarlas de forma permanente conviene que un abogado revise sobre todo las cláusulas de licencia y de mora, que dependen de la legislación aplicable y del país donde factura cada cliente.

Parte IV · Plantillas de mensajes

Todas persiguen lo mismo: que el cliente confirme un número por escrito. Están redactadas para enviarse tal como están.

Minuta después de una llamada

[Nombre], te dejo por escrito lo que hablamos recién:

[Decisión o alcance acordado]

[Lo que envío yo, y cuándo]

[Lo que me enviás vos, y cuándo]

Costo adicional: US$[X]. Nueva fecha de entrega: [DD/MM]

Si algo no coincide con lo que entendiste, decímelo hoy. Si está bien, confirmame con un "ok" y sigo avanzando.

Pedir la aceptación del presupuesto

Te reenvío el presupuesto: US$[X] en total, 50% de anticipo para arrancar y 50% contra entrega. El plazo de [X] semanas empieza a correr desde que se acredita el anticipo.

Confirmame por escrito el monto y te emito hoy mismo la factura del anticipo.

Cuando el sí viene con un cambio de alcance

Buenísimo, arrancamos. Ojo con un detalle: lo que me estás pidiendo ahora es [alcance nuevo] y el presupuesto que te pasé cubre [alcance cotizado]. Te mando hoy el presupuesto actualizado y arrancamos con ese número.

Cotizar un adicional en el momento

Eso se puede hacer. Es un adicional de US$[X] y suma [X] días, así que la nueva fecha de entrega pasaría al [DD/MM]. El total del proyecto quedaría en US$[X].

Confirmame el monto y lo arranco hoy.

Cuando dice "cobrame lo que quieras"

Te agradezco la confianza, pero prefiero que el número quede claro antes de empezar y no después: son US$[X] adicionales sobre el presupuesto original. Confirmame y me pongo con eso ahora mismo.

Frenar un pedido hasta tener el anticipo

Tengo la agenda reservada para arrancar el [DD/MM]. Como trabajo con 50% de anticipo, el lugar queda tomado cuando se acredita; recién ahí empieza a correr el plazo de entrega. Si te sirve, te emito la factura hoy y arrancamos esta semana.

Entrega formal

[Nombre], te dejo la entrega final:

[Entregable 1]

[Entregable 2]

Con esto queda cubierto todo el alcance contratado. El saldo es de US$[X] y la factura vence el [DD/MM]. Datos de pago: [alias / cuenta].

Si querés usar la ronda de revisión incluida, decímelo antes del [DD/MM] y la hacemos.

Recordatorio a los tres días

[Nombre], ¿cómo va? Te recuerdo el saldo de US$[X], con vencimiento el [DD/MM]. Si necesitás que ajuste algo de la factura o el concepto, decime y lo hago hoy.

Cliente en silencio

[Nombre], ¿todo bien? Te escribí estos días por el proyecto y no tuve respuesta, así que quería asegurarme de que no haya surgido algún problema.

Si hubo algún inconveniente con el trabajo, decime y lo conversamos. Si decidiste no continuar, avisame también para saber cómo proceder con lo ya realizado.

Quedo atento.

Responder una objeción de precio

[Nombre], te dejo todo por escrito para que quede claro de dónde sale cada número.

El presupuesto aceptado el [DD/MM] era de US$[X], que incluía [alcance].

El [DD/MM] me pediste [cambio], que está fuera de ese alcance. La cita textual es: "[cita]".

Ese adicional se cotizó en US$[X], por debajo de la tarifa del presupuesto, que sería US$[X].

Total del proyecto: US$[X]. Pagado: US$[X]. Pendiente: US$[X].

El trabajo está entregado desde el [DD/MM]. Confirmame y emito la factura con vencimiento el [DD/MM].

Aviso de mora

[Nombre], la factura por US$[X] venció el [DD/MM] y no registro el pago. Te pido que me confirmes hoy una fecha concreta.

Según lo acordado en el presupuesto, a partir del [DD/MM] queda suspendida la licencia de uso del material hasta que se regularice el saldo. Prefiero resolverlo entre nosotros, así que quedo esperando tu respuesta.

Si una plantilla no termina pidiendo una confirmación concreta (un monto, una fecha, un "ok"), le falta el final. Un mensaje que solo informa deja la próxima decisión del lado del cliente.

Parte V · Semáforo de riesgo

Ninguna de estas señales significa mala fe. Significan que el proyecto necesita más estructura de la que le estás poniendo. Dos o más señales activas: no se avanza sin anticipo, sin importar quién sea el cliente.

Señal	Nivel	Qué está pasando	Contramedida
Evita el escrito, insiste en hablar por teléfono	Alto	Las decisiones no dejan rastro y el precio queda sujeto a memoria.	Minuta obligatoria después de cada llamada, con pedido de confirmación.
Acepta y en el mismo mensaje amplía el alcance	Alto	Ancla el precio viejo sobre un trabajo más grande.	Tratarlo como pedido nuevo: recotizar antes de aceptar nada.
"Cobrame más caro", "ponele el precio que quieras"	Alto	Te transfiere una decisión que después va a discutir.	Devolver el número por escrito en el momento, antes de ejecutar.
Pide urgencia pero demora el anticipo	Alto	Todo el riesgo del proyecto está de tu lado.	El plazo arranca con la acreditación. No se produce antes.
Paga una parte chica y pide seguir	Alto	Construye un ancla baja que después usa como "el valor inicial".	Facturar siempre mostrando el total del proyecto.
El que decide no está en la conversación	Alto	Cada definición depende de un tercero invisible, sin fecha.	Anticipo antes de que empiece la consulta al tercero.
Silencio después de la entrega	Alto	Hay una objeción en formación, casi siempre de precio.	Mensaje de estado, sin acusar, dentro de las 72 horas.
Elogia mucho el trabajo y nunca menciona el pago	Medio	El reconocimiento está reemplazando a la conversación de plata.	Agradecer y en el mismo mensaje pasar al saldo y a la fecha.
Pide varias opciones y no elige ninguna	Medio	Multiplica tu trabajo sin comprometerse con un alcance.	Máximo dos opciones, con fecha límite de decisión.
Regatea antes de conocer el alcance	Medio	El precio es su única variable; la calidad no entra en la ecuación.	Bajar alcance, nunca precio: "por ese monto entra esto".
"Poné el concepto que más te convenga" en la factura	Medio	Informalidad que después reaparece como flexibilidad esperada.	Acordar concepto y datos fiscales por escrito antes de emitir.
Promete trabajo futuro para justificar el precio de hoy	Medio	Te pide un descuento contra algo que todavía no existe.	Descuento por volumen solo sobre volumen ya contratado.

Parte VI · Checklist de proyecto

Para abrir al empezar cada proyecto y recorrer de arriba hacia abajo.

Fase 1 · Antes de cotizar

Alcance escrito en unidades contables
Lista de exclusiones escrita
Sé quién decide y quién paga, y tengo los datos fiscales
Si hay un tercero decisor, está identificado y tiene fecha
Criterio de aprobación definido: qué significa "terminado"

Fase 2 · El presupuesto

Total del proyecto visible arriba del desglose
Esquema 50/50 y medio de pago incluidos
Vigencia de 15 días
Tarifa de rehacer y cláusula de control de cambios
Plazo condicionado a la acreditación del anticipo
Cláusulas de licencia y mora incluidas
Si hay descuento, está condicionado, con fecha y con contrapartida

Fase 3 · Antes de empezar a producir

Aceptación por escrito que repite el monto total
El alcance aceptado es idéntico al cotizado
Factura emitida mostrando el total del proyecto
Anticipo acreditado en la cuenta

Fase 4 · Durante la ejecución

Minuta enviada después de cada llamada
Cada adicional cotizado por escrito antes de ejecutarlo
Registro de cambios actualizado con el total acumulado
Los avances muestran resultado, no esfuerzo

Fase 5 · Entrega y cobro

Avances entregados en formato no utilizable
Mensaje de entrega con entregables, saldo, vencimiento y medio de pago
Cadencia de cobro agendada (día +3, +7, +10, +15)
Entregable final liberado recién con el saldo acreditado
Conformidad del cliente confirmada por escrito

Documento vivo. Revisalo al cerrar cada proyecto: si algo salió mal, es probable que falte una regla acá.

Toda excepción que hagas a este protocolo tiene un nombre y una fecha. Anotala, y fijate dentro de tres meses cuánto costó.

Paulo Briceño es fundador de ulu, la app para founders que quieren que su negocio venda, cobre y responda solo. Si querés que las minutas, los recordatorios de cobro y las respuestas a clientes salgan sin que tengas que acordarte, probá ulu gratis por un mes.